Für die Erstellung von Checklisten und Formularen sind Formularfelder mit entsprechenden Eigenschaften zu definieren. Dem Administrator der Anwendung CheckWare - Digital Checklist Manager steht hierfür der Fieldmanager zur Verfügung.

Es können alle herkömmlichen Arten von Formularfelden, wie z. B.  Texteingabefelder, Ankreuzfelder, Auswahlfelder (Dropdown), Datum-/Zeitauswahlfelder oder auch Unterschriftenfelder verwendet werden.

Die Bezeichnung der einzelnen Formularfelder kann in mehreren Sprachen hinterlegt werden. So kann die Checkliste bzw. das Formular mehrsprachig vorbereitet werden.

Es entsteht eine Liste von Feldern, die in jedem Formular verwendet werden können.

Aus den definierten Formularfeldern können nun die erforderlichen Felder für eine Checkliste bzw. ein Formular ausgewählt werden. Die Auswahl wird durch den Administrator zu einer Checkliste zugeordnet und als entsprechende Revision gespeichert.

Spätere Änderungen und Ergänzungen sind natürlich möglich. Die Zuordnungen der vorhergehenden Versionen bleiben bestehen. Es wird eine neue Revision erzeugt.

Auf dem Screenshot sehen Sie die entsprechende Bildschirmmaske. Im oberen Bereich wird der Name der Checkliste, die Revisionsnummer und eine Beschreibung angezeigt. Die Liste der verfügbaren Felder wird im rechten Bereich angezeigt - die ausgewählten Felder werden im linken Bereich angezeigt.

Die so erzeugten Checklisten und deren aktueller Status und Revision können in Tabellenansicht dargestellt werden.

Die optische Gestaltung und die Umsetzung des Corporate Designs der Formulare erfolgt mit der Standardsoftware Adobe LiveCycle Designer. Es wird ein Dokument im betriebssystemunabhängigen PDF-Format im "Look and Feel" einer Papier-Checkliste erstellt.

Nach der Freigabe der Formulare in der Organisationshierarchie können diese zur Erfassung von Daten verwendet werden.

Neben der manuellen Erfassung von Daten können auch Felder automatisch mit Daten aus anderen Systemen (z. B. Produktdaten aus dem ERP-System) vorbelegt werden. Eingaben können auch bereits auf Plausibilität überprüft werden.

Durch eine User- und Rollenverwaltung und ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem können jedem einzelnen Benutzer entsprechende Teilbereiche des Systems zur Verfügung gestellt werden.

Zum Ausfüllen der Formulare ist der kostenfreie "Adobe Reader" erforderlich. Die Daten werden über mobile Geräte (z. B. Tablet PCs, UMPC - Ultra Mobile PC) vor Ort erhoben und offline erfasst.

Der Mitarbeiter ruft die benötigten Checklisten auf und füllt sie aus. Optional können die Eingaben durch eine digitale Signatur "unterschrieben" werden. Während der Erfassung kann bereits eine Eingabeüberprüfung durchgeführt werden.

Nach dem Speichern werden die Daten sofort in die lokale Datenbank importiert und (bei bestehender Verbindung) mit dem zentralen Datenbankserver abgeglichen. Ab diesem Zeitpunkt stehen diese Daten für übergreifende Auswertungen zur Verfügung.

Die Daten und das Layout werden getrennt archiviert um das Datenvolumen bei häufigen Prüfungen möglichst niedrig zu halten.

Der Export der Daten ist standardmäßig im Microsoft Excel-Format möglich.

Nach der Auswahl des Zeitraumes, der gewünschten Felder und der Organisationseinheit werden die Daten exportiert und können mit Micosoft Excel weiter ausgewertet werden.

Durch die Auswahl von mehreren Standorten können unternehmensweite bzw. länderübergreifende Daten ausgewertet werden.